Praca: Referent

Warunki pracy

Stanowisko pracy zlokalizowane w pomieszczeniach biurowych na I piętrze w siedzibie Urzędu przy ul. Jagiellońskiej 25. Budynek Urzędu wyposażony jest w windy osobowe oraz pomieszczenia sanitarne dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wejście do Urzędu wyposażone w podjazd (od strony ul. Reymonta). Praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera powyżej 4 godzin dziennie. Obsługa urządzeń wielofunkcyjnych (np. drukarka, skaner). Konieczność prowadzenia rozmów telefonicznych. Kontakty zewnętrzne z jednostkami administracji rządowej i samorządowej w celu łączenia rozmów, umówienia na spotkania, przekazania informacji lub/i dokumentów.

Zakres zadań

• Prowadzi obsługę kancelaryjną Biura Organizacyjno - Budżetowego w celu ewidencjonowania korespondencji „wpływającej” i „wychodzącej” z Biura oraz zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w Biurze.
• Prowadzi obsługę sekretariatu Biura Organizacyjno - Budżetowego w celu optymalizacji pracy dyrektora, zastępcy dyrektora Biura oraz Głównego Księgowego Budżetu Urzędu.
• Rejestruje umowy i wnioski o wyrażenie zgody na realizację wydatku zaangażowane przez Głównego Księgowego Budżetu Urzędu celem ich zaewidencjonowania oraz przekazania do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu.
• Przekazuje polecenia i ustalenia organizacyjne dyrektora, zastępcy dyrektora Biura Organizacyjno – Budżetowego oraz Głównego Księgowego Budżetu Urzędu pracownikom Biura w celu zapewnienia sprawnego przepływu informacji.
• Przygotowuje narady i spotkania służbowe dyrektora, zastępcy dyrektora Biura Organizacyjno – Budżetowego oraz Głównego Księgowego Budżetu Urzędu celem zapewnienia prawidłowego ich przebiegu od strony logistyczno – organizacyjnej.
• Wypisuje druki delegacji służbowych i prowadzi ewidencję w tym zakresie celem udzielenia wsparcia pracownikom Biura Organizacyjno – Budżetowego.
• Udziela informacji ustnej lub telefonicznej klientom załatwiającym sprawy w Biurze Organizacyjno – Budżetowym w celu skierowania do pracownika odpowiedzialnego za realizowane zadania oraz usprawnienia pracy Biura.

Wymagania niezbędne

• znajomość rozporządzenia PRM ws. instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość Statutu i Regulaminu Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach
• znajomość ustawy o służbie cywilnej (Rozdział 1; rozdział 2 – w zakresie statusu i zadań dyrektora generalnego urzędu)
• umiejętność obsługi komputera (MS Office) na poziomie podstawowym
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, komunikacja, współpraca
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
• orientacja na klienta, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych